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Informationen, Dokumente & E-Mails

Eine vollautomatische digitale Klassifizierung, Organisation und Archivierung sorgt für Ordnung, spart Platz, Zeit und Geld!

Dokumente im Unternehmen richtig managen, zuordenen und digital archivieren!

Dokumentenmanagementsysteme

Hinter dem Begriff Dokumentenmanagementsystem (DMS) verbirgt sich wesentlich mehr als man zunächst vermutet. DMS-Lösungen können den Arbeitsalltag an vielen Stellen deutlich effizienter gestalten. Richtig an das Unternehmen angepasst werden Ihnen viele lästige Aufgaben abgenommen und Sie haben mehr Zeit für die wichtigen Dinge.

Ein professionelles Dokumentenmanagement- und Archivierungssystem lohnt sich für Unternehmen vieler Branchen – die Vorteile im Überblick:

  • Gesetzeskonforme Ablage und Aufbewahrung aller Dokumente, E-Mails & Daten
  • Direkte Schnittstelle zum Scanner
  • Geringe Kosten für die elektronische Aufbewahrung
  • Eingescannte Papierdokumente können entsorgt werden da digitale Kopien diese ersetzen
  • Vollautomatische Klassifizierung und Archivierung
  • Intelligente Dokumentenerkennung (Dateien werden automatisch an der richtigen Stelle und für die zuständigen Personen abgelegt)
  • Hohe Zugriffsgeschwindigkeit und schnelle Auffindbarkeit durch eine automatische Volltextindexierung
  • Beschleunigte Arbeitsprozesse, steigende Produktivität und Arbeitsqualität
  • Handfeste geldliche Vorteile z. B.: verpassen Sie nie wieder Skonto- oder Kündigungsfristen
  • Mit einer cloudbasierten Lösung jederzeit und von überall Zugriff auf das Archiv haben
  • Hohe Datensicherheit: ein digitales Archiv lässt sich aus Backups schnell und einfach wiederherstellen

Insgesamt ist die Einführung einer DMS-Software im Unternehmen eine der IT-Investitionen, bei der der Return-on-Investment auf der Hand liegt.

E-Mail-Archivierung

Für die reine E-Mail-Archivierung gibt es eine bewährte Mail-Store-Softwarelösungen, die E-Mails mit allen Anhängen vollautomatisch oder manuell archiviert. Damit lassen sich E-Mails speichern, ordnen und wieder auffinden. Allerdings fehlt hier – anders als beim Einsatz einer ganzheitlichen umfassenden DMS-Lösung – der Zusammenhang zum gesamten kaufmännischen Vorgang.

Jedoch können Anwender weiterhin, beispielsweise über eine nahtlose Integration in Microsoft Outlook, auf ihre E-Mails zugreifen und diese schnellstmöglich durchsuchen. Die Mail-Store-Software kann auf Ihren eigenen Servern oder Servern Ihres IT-Systemhauses betrieben werden und im letzten Fall „aus der Cloud“ genutzt werden. Durch eine cloudbasierte Lösung erhalten Sie einen orts- und endgeräteunabhängigen Zugriff auf Ihre E-Mails. (Mehr dazu…)

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Archivierung in Unternehmen – die professionelle Unterstützung von Ihrem IT-Systemhaus!

Mit einer E-Mail-Archivierung erfüllt Ihr Unternehmen nicht nur die erforderlichen gesetzlichen Bestimmungen – Sie profitieren zudem von mehreren technischen und wirtschaftlichen Vorteilen:

  • Schnelle Suche über E-Mails und Dateianhänge
  • Ordnung und Übersichtlichkeit
  • Schutz vor Datenverlusten
  • Entlastung von E-Mail-Servern
  • Reduzierung des Speicherbedarfs um bis zu 70%
  • Vereinfachung und Verkürzung von Backup und Restore
  • Unabhängigkeit von PST-Dateien
  • Abschaffung von Postfachbegrenzungen

Dokumentenmanagementsystem und E-Mail-Archivierung werden individuell nach Ihren Anforderungen geplant und Sie werden fachmännisch durch den Einrichtungsprozess begleitet. Entsprechende Strukturen werden angelegt und Zugriffsrechte eingerichtet. Auf Wunsch übernimmt die Menze GmbH den Service und die Wartung. Zudem erhalten Sie wichtigen Input zur richtigen Anwendung.

Gerne helfen wir Ihnen bei der Prozessautomatisierung, die Ihnen eine höhere Produktivität, bessere Übersichtlichkeit und Ordnung verschaffen. Letztlich wägen wir gerne mit Ihnen die Vor- und Nachteile cloudbasierter und nicht cloudbasierter Lösungen ab und finden gemeinsam die zu Ihren Anforderungen und Vorstellungen passende Lösung. Soviel vorab, mit einer externen cloudbasierten Lösung entstehen Ihnen für die Nutzung des DMS und der Archievierung monatliche nutzungsabhängige Gebühren. Auf der anderen Seite sparen Sie so bei Investitionen in Softwarelizenzen und Hardware. Unsere Lösungen lassen sich ebenso über Ihren lokalen Server betreiben. Auf Wunsch übernehmen wir gerne die Einrichtung. Zudem stellen wir sicher, dass auch bei steigendem E-Mail-Volumen die notwendigen Server- und Storage-Ressourcen bereitstehen.

Die Menze GmbH, ein inhabergeführtes IT-Systemhaus mit 15 Jahren Erfahrung und ca. 300 Kunden sorgt sich gerne um Ihre IT-Ziele. Rufen Sie jetzt unter der Nummer (030) 98196530 an oder nutzen Sie unser Kontaktformular. Wir freuen uns auf Sie!

Kontakt

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